Informative registrazioni telefoniche

Le società Inlinea srl informa che per la gestione del servizio di assistenza telefonica inbound reso tramite call center sia per le chiamate provenienti da dispositivi bidirezionali sia per le chiamate di assistenza ascensorista ed in ottemperanza agli obblighi derivanti dagli accordi contrattuali che Inlinea ha stretto con i suoi Clienti, per queste ragioni Inlinea è Titolare del trattamento dei dati personali degli Interessati ai sensi del Regolamento Generale UE sulla protezione dei dati personali n. 679/2016 (di seguito, “Regolamento”) ed informa che ai sensi dell’Art. 13 del Regolamento medesimo che procederà al relativo trattamento per le finalità e con le modalità di seguito indicate.

1. Titolare del trattamento

Inlinea srl con sede legale in Via XXV Aprile 1945 63/9, 40055 Castenaso (BO), info@inlineasrl.com, P.IVA 02290061205.

2. Finalità del trattamento

I dati personali vengono trattati al fine di evadere la Sua richiesta. b. Quando contatta il nostro call center in situazioni di emergenza, in questo contesto. Quando ci contatta per ottenere informazioni generali
I dati personali che raccogliamo ci consentono di elaborare la Sua richiesta di informazioni e le nostre risposte. I dati personali che raccogliamo ci consentono di comunicare con Lei nelle situazioni di emergenza per fornirle un servizio di pronto intervento. Inlinea srl procederà altresì alla registrazione di tutte le chiamate effettuate dagli utenti (c.d. inbound) b) dalla loro conservazione anche a scopi di prova civilistica delle richieste d’aiuto ricevute.

3. Tipologia di dati trattati e base giuridica del trattamento

I dati trattati di cui al punto a.) nome e cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono, informazioni sulla Sua richiesta e sul prodotto o servizio interessato. La tipologia di dati trattati di cui al punto b) nome e cognome, luogo, numero di telefono, dati di contatto, altre informazioni che ci sono necessarie per rispondere alla Sua chiamata e fornirle un servizio di pronto intervento. La base giuridica di cui al punto a) è rinvenibile nell’adempimento ad una sua richiesta ricollegabile all’adempimento dell’obbligo contrattuale o precontrattuale di cui l’Art. 6 lett. b) del Regolamento. La base giuridica di cui il punto b) è rappresentata dall’interesse vitale dell’interessato di cui l’art. 6 lett. d. e interesse legittimo del titolare del trattamento ai fini di conservazione delle registrazioni quali mezzi di prova delle richieste ricevute o le altre richieste di modifica di aspetti contrattuali e/o di esercizio di facoltà/diritti previsti dal contratto che Inlinea srl conclude con l’azienda ascensorista; interesse legittimo di conservazione a fini civilistici la prova di avvenuto adempimento contrattuale di resa del servizio di assistenza fornito.

La registrazione della chiamata viene attivata nel momento in cui l’operatore risponde alla chiamata e si interrompe nel momento in cui termina la chiamata. I singoli file audio vengono conservati in un apposito repository, ad accesso controllato e consentito solo ad un limitato numero di persone autorizzate al trattamento, dotate di specifiche credenziali di autenticazione e fornite di istruzioni scritte ai sensi degli articoli 29 e 32 del Regolamento. I file audio non vengono trascritti né agli stessi sono associati file di testo contenenti i “metadati della registrazione”.

L’ascolto dei file audio e l’analisi degli stessi, ai fini della verifica della qualità del servizio, vengono effettuati da un limitato numero di persone autorizzate al trattamento con l’adozione dei presidi necessari ad evitare che terze persone, non autorizzate, possano ascoltare le registrazioni, in assenza di alcun software analitico in grado di elaborare ed indicizzare i file audio campionati.

4. Tempo di conservazione

Per i dati di cui al punto a) per i termini necessari a soddisfare il suo interesse, e nei termini legali definiti dal contrattato o dall’accordo contrattuale. Per i dati di cui al punto b) dati oggetto delle registrazioni vocali saranno conservati per tempistiche differenti a seconda della loro funzione. Ad esempio, gli ordini e tutti i dati ricevuti telefonicamente aventi comunque natura e valore contrattuale, saranno conservati per dieci anni a scopi civilistici, contabili e fisali. Gli altri dati oggetto di registrazione, non aventi valore di vocal orders (ordine vocale) o comunque contrattuale, saranno conservati per un periodo di 90 giorni e poi cancellati. Il termine è ritenuto congruo in funzione della eventuale prova sul servizio di assistenza fornito o in caso di contestazioni.

5. Modalità di trattamento dei dati

Eseguiamo un monitoraggio delle violazioni della sicurezza, cerchiamo di prevenirle e implementiamo protezioni di sicurezza create per proteggere i Suoi dati. Monitoriamo regolarmente i nostri sistemi per rilevare possibili vulnerabilità e attacchi. Tuttavia, non possiamo garantire la sicurezza di tutte le informazioni che ci invia. i dati relativi alle chiamate registrate sono conservati in uno specifico repository, ad accesso controllato e consentito solo ad un limitato numero di persone autorizzate al trattamento, dotate di specifiche credenziali di autenticazione e fornite di istruzioni scritte ai sensi degli articoli 29 e 32 del Regolamento

6. Trasferimento dei dati personali a terzi (all’interno/all’esterno dello Spazio economico europeo)

I Suoi dati potranno essere comunicati a soggetti terzi per esigenze tecniche ed operative strettamente collegate alle finalità sopra enunciate ed in particolare alle seguenti categorie di soggetti:

1. nell’ambito di un legittimo procedimento legale, come un mandato di perquisizione, un mandato di comparizione, o per ordine di un tribunale, di un’autorità o di un’ordinanza governativa, consentire l’accesso a qualsiasi informazione (ivi comprese categorie di dati personali) fornita, onde ottemperare al suddetto procedimento e proteggere i nostri diritti e la nostra proprietà. Qualora ciò sia giustificato, possiamo inoltre consentire l’accesso a queste informazioni in casi di emergenza, in cui la sicurezza fisica sia minacciata.

2. alle pubbliche autorità ed amministrazioni per le finalità connesse all'adempimento di obblighi legali o ai soggetti legittimati ad accedervi in forza di disposizioni di legge, regolamenti, normative comunitarie.

3. fornitori di servizi di installazione, assistenza e manutenzione di impianti e sistemi informatici e telematici e di tutti i servizi funzionalmente connessi e necessari per l’adempimento delle prestazioni oggetto del Contratto. Liste di soggetti inerenti le attività oggetto del nostro incarico e contratto sottoscritto con voi.

7. Trasferimento dei suoi dati fuori dall’Unione Europea

Non trasferiamo i suoi dati fuori dal territorio dell’Unione Europea.

8. Diritti degli interessati

In qualsiasi momento, gli interessati hanno il diritto di accedere ai propri dati personali, di chiederne la rettifica, l’aggiornamento e la relativa cancellazione. È, altresì, possibile opporsi al trattamento e richiederne la limitazione. Le suddette richieste potranno essere rivolte ad Inlinea srl. Tel. 800 466722 - Email: info@inlineasrl.com

Inoltre, nel caso in cui si ritenga che il trattamento sia stato svolto in violazione della normativa sulla protezione dei dati personali, è riconosciuto il diritto di presentare reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia, 11 - 00187 - Roma.