INLINEA Srl

Informativa sulla registrazione delle conversazioni telefoniche

Le società InLinea s.r.l. informa che, in ottemperanza agli obblighi derivanti dagli accordi contrattuali sottoscritti con i propri Clienti, nonché ai sensi dell’art. 4 del Regolamento Generale UE sulla protezione dei dati personali n. 679/2016 (di seguito, “Regolamento”), con riferimento alla gestione del servizio di assistenza telefonica inbound reso tramite call center, per la gestione delle chiamate provenienti da dispositivi bidirezionali e quelle di assistenza ascensorista è Titolare del trattamento del trattamento dei dati personali degli Interessati.

Inoltre, in ottemperanza a quanto previsto dell’art. 13 del Regolamento medesimo, il Titolare informa procederà al relativo trattamento per le finalità e con le modalità di seguito indicate.

1.  Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è InLinea s.r.l. , C.F./P.IVA n. 02290061205 con sede legale in Via Camillo Benso Conte di Cavour 2/A - 40055 Castenaso (BO), indirizzo email: info@inlineas.r.l..com.

2.  Finalità del trattamento

I dati personali verranno trattati per le seguenti finalità:

a)      Rispondere alla richiesta di informazioni e, in ogni caso evadere le richieste degli Utenti;

b)      Rispondere alle richieste relative all’erogazione del servizio di soccorso ed all’assistenza tecnica pervenute attraverso il call center.

I dati personali raccolti consentono di elaborare la richiesta di informazioni e le risposte fornite attraverso il servizio di call center. Pertanto, per di fornire il servizio di pronto intervento la raccolta dei dati personali è necessaria per comunicare con l’Utente nelle situazioni di emergenza. InLinea s.r.l. procederà altresì alla registrazione di tutte le chiamate effettuate dagli utenti (c.d. inbound) nonché alla loro conservazione anche a scopi di prova civilistica delle richieste di intervento ricevute.

3. Tipologia di dati trattati e base giuridica del trattamento

I dati trattati di cui al punto a) riguardano il nome e cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono, nonché tutte le informazioni riguardanti la richiesta e/o il prodotto o il servizio interessato. La tipologia di dati trattati di cui al punto b) comprende il nome e cognome, luogo, numero di telefono, dati di contatto, nonché altre informazioni necessarie per rispondere alla chiamata e fornire il servizio di pronto intervento. La base giuridica di cui al punto a) è rinvenibile nell’adempimento ad una sua richiesta ricollegabile all’adempimento dell’obbligo contrattuale o precontrattuale di cui l’Art. 6 lett.  b) del Regolamento. La base giuridica di cui il punto b) è rappresentata dall’interesse vitale dell’interessato di cui l’art. 6 lett. d) e dall’interesse legittimo del titolare del trattamento (art. 6 lett. f)) alla conservazione delle registrazioni quali mezzi di prova delle richieste ricevute, nonché le altre richieste di modifica di aspetti contrattuali e/o di esercizio di facoltà/diritti previsti dal contratto che InLinea s.r.l. conclude con l’azienda ascensorista; Sussiste inoltre l’interesse legittimo alla  conservazione a fini civilistici della prova di avvenuto adempimento contrattuale di resa del servizio di assistenza fornito.

La registrazione della chiamata viene attivata nel momento in cui l’operatore risponde alla chiamata e si interrompe nel momento in cui termina la chiamata. I singoli file audio vengono conservati in un apposito repository, ad accesso controllato e consentito solo ad un limitato numero di persone autorizzate al trattamento, dotate di specifiche credenziali di autenticazione e fornite di istruzioni scritte ai sensi degli articoli 29 e 32 del Regolamento.  I file audio non vengono trascritti né agli stessi sono associati file di testo contenenti i “metadati della registrazione”.

L’ascolto dei file audio e l’analisi degli stessi, ai fini della verifica della qualità del servizio, vengono effettuati da un limitato numero di persone autorizzate al trattamento con l’adozione dei presidi necessari ad evitare che terze persone, non autorizzate, possano ascoltare le registrazioni, in assenza di alcun software analitico in grado di elaborare ed indicizzare i file audio campionati.

4. Tempo di conservazione

Per i dati di cui al punto a) il periodo di conservazione avverrà per il tempo strettamente necessario a soddisfare l’interesse e, in ogni caso, nei termini legali definiti dal contrattato o dall’accordo contrattuale. Per i dati di cui al punto b) i dati oggetto delle registrazioni vocali saranno conservati per tempistiche differenti a seconda della loro funzione. Ad esempio, i dati relativi agli ordini e quelli ricevuti telefonicamente aventi natura e valore contrattuale, saranno conservati per dieci anni a scopo civilistico, contabile e fiscale. Gli altri dati oggetto di registrazione, non aventi valore di vocal orders (ordine vocale) o comunque contrattuale, saranno conservati per un periodo di massimo 90 giorni, trascorso il quale gli stessi saranno cancellati. Il termine è ritenuto congruo in funzione dell’eventuale prova sul servizio di assistenza fornito o in caso di contestazioni.

5. Modalità di trattamento dei dati e misure di sicurezza adottate dal Titolare

Durante la conversazione, l'Utente sarà preventivamente avvisato dell’avvio della registrazione attraverso una sintetica nota informativa resa in formato audio, che espressamente rinvierà alla presente informativa dettagliata pubblicata su questo sito internet. La prosecuzione della chiamata a seguito dell'ascolto dell'utente dell'informativa audio sottintende il rilascio del consenso al trattamento dei dati personali forniti all’operatore.

I dati personali conferiti, se necessario per le finalità di cui sopra, potranno essere comunicati:

I dati conferiti non saranno oggetto di diffusione se non per ottemperare ad obblighi espressamente previsti dalla legge.

Il Titolare effettua periodicamente un monitoraggio delle violazioni della sicurezza a scopo preventivo ed implementando, laddove necessario, le misure di sicurezza idonee a proteggere i dati degli Utenti. I dati relativi alle chiamate registrate verranno conservati in uno specifico archivio informatico, ad accesso controllato e consentito solo ad un limitato numero di persone autorizzate al trattamento, dotate di specifiche credenziali di autenticazione e fornite di istruzioni scritte ai sensi degli articoli 29 e 32 del Regolamento.

6. Trasferimento dei dati personali a terzi (all’interno/all’esterno dello Spazio economico europeo)

I Suoi dati potranno essere comunicati a soggetti terzi per esigenze tecniche ed operative, strettamente collegate alle finalità sopra enunciate ed in particolare alle seguenti categorie di soggetti:

- ai soggetti cui la comunicazione dei dati debba essere effettuata in adempimento di un obbligo previsto dalla legge, da un Regolamento o dalla normativa comunitaria, ovvero per adempiere ad un ordine della Autorità Giudiziaria;

- ad altri soggetti terzi, nei casi espressamente previsti dalla legge, ovvero ancora se la comunicazione si renderà necessaria per la tutela di InLinea s.r.l. in sede giudiziaria, nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di protezione dei dati personali;

- ai soggetti designati dal Titolare, in qualità di Responsabili ovvero alle persone autorizzate al trattamento dei dati personali che operano sotto l'Autorità diretta del Titolare o del Responsabile;

- Ai fornitori di servizi di installazione, assistenza e manutenzione di impianti e sistemi informatici e telematici e di tutti i servizi funzionalmente connessi e necessari per l’adempimento delle prestazioni oggetto del Contratto;

7. Trasferimento dei suoi dati fuori dall’Unione Europea

InLinea non effettua il trasferimento dei dati personali degli Utenti fuori dal territorio dell’Unione Europea.

8. Diritti degli interessati

In qualsiasi momento, gli interessati hanno il diritto di accedere ai propri dati personali, di chiederne la rettifica, l’aggiornamento e la relativa cancellazione. È, altresì, possibile opporsi al trattamento e richiederne la limitazione. Le suddette richieste potranno essere rivolte ad InLinea s.r.l. Tel.  800 466722 - Email: info@inlineasrl.com

InLinea s.r.l. ha nominato un Responsabile della Protezione dei dati contattabile all’indirizzo legal@lawfirmstudio.it.

Inoltre, nel caso in cui si ritenga che il trattamento sia stato svolto in violazione della normativa sulla protezione dei dati personali, è riconosciuto il diritto di presentare reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia, 11 - 00187 - Roma.